Surat niaga adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk perdagangan dan bisnis. Sayangnya, banyak orang yang belum mengetahui mengenai surat niaga. Padahal surat niaga ini sangat sering digunakan dalam dunia bisnis.
Dalam artikel ini akan kami berikan penjelasan lengkap mengenai surat niaga mulai dari pengertian, jenis-jenis dan strukturnya. Yuk mari kita simak!
Apa itu Surat Niaga?
Surat niaga merupakan surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan dengan maksud untuk suatu tujuan bisnis. Pengertian surat niaga biasanya diartikan sebagai surat dagang maupun surat bisnis. Berdasarkan sifatnya, jenis surat niaga dikelompokan sebagai surat internal dan eksternal.
Tujuan penulisan surat niaga secara internal yaitu untuk berhubungan antar perusahaan seperti pada perusahaan pusat dengan cabang-cabangnya. Sedangkan pengertian surat niaga eksternal yaitu surat yang digunakan untuk berhubungan dengan perusahaan lain.
Fungsi surat niaga yaitu untuk menjadi media komunikasi antar perusahaan dengan cabang-cabangnya apabila menggunakan surat niaga internal. Sedangkan fungsi surat niaga eksternal yaitu untuk komunikasi antara perusahaan dengan pihak-pihak dalam suatu bisnis.
Jenis-Jenis Surat Niaga yang Banyak Digunakan
Ada banyak jenis-jenis surat niaga yang sering digunakan untuk kepentingan perusahaan. Berikut ini contoh jenis surat niaga yang perlu Anda ketahui!
-
Surat Perkenalan
Jenis surat niaga surat perkenalan merupakan surat untuk memperkenalkan usaha suatu perusahaan ke pihak lain. Ciri-ciri surat niaga ini yaitu memiliki penjelasan mengenai produk dan jasa yang ditawarkan
-
Surat Permintaan Penawaran
Jenis surat niaga selanjutnya yaitu surat permintaan penawaran. Ciri ciri surat niaga permintaan penawaran berisi mengenai penawaran produk dari suatu perusahaan. Disini akan disertakan katalog produk, harga, promosi dan lainnya.
-
Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan surat berupa penawaran produk dari perusahaan Anda. Dalam surat ini akan memuat tentang produk Anda secara mendetail.
-
Surat Pemesanan
Jenis surat niaga ini biasanya didapatkan setelah Anda mengirimkan surat penawaran. Ketika konsumen mendapatkan surat penawaran, jika mereka tertarik maka akan mengirimkan surat pemesanan.
-
Surat Konfirmasi Pesanan
Jika Anda menerima surat pemesanan dari klien maupun konsumen perusahaan Anda, maka Anda dapat mengirim surat konfirmasi pesanan. Jenis surat niaga ini berfungsi untuk memastikan produk yang dipesan dari jumlah dan jenisnya
-
Surat Penolakan Pemesanan
Jika perusahaan Anda tidak bisa memenuhi permintaan pembeli maka Anda dapat mengirimkan surat penolakan pemesanan. Biasanya surat ini dapat dibuat karena beberapa alasan seperti produk tidak cocok dengan harga maupun produk sedang kosong.
-
Surat Notifikasi Pengiriman
Setelah surat pemesanan diterima maka penjual akan mengirimkan barang. Sambil mengirimkan barang atau produk yang dipesan maka juga disertakan surat pemberitahuan pengiriman ini. Jenis surat ini akan memberi tahu waktu sampai pengiriman barang
-
Surat Jalan
Surat jalan merupakan jenis surat niaga yang digunakan ketika mengantar barang. Fungsi surat niaga ini yaitu untuk menjadi jaminan jika ada pemeriksaan di jalan dan bukti.
-
Surat Penagihan
Surat penagihan merupakan surat yang memberitahukan pembeli kapan batas tempo untuk pembayaran produk dari perusahaan Anda.
-
Surat Klaim
Jika dalam proses penerimaan barang, konsumen merasa tidak puas maka konsumen dapat mengajukan surat klaim. Jenis surat niaga ini biasanya diberikan jika ada kendala seperti keterlambatan pengiriman, barang cacat atau barang tidak sesuai.
Struktur Surat Niaga
Berikut ini beberapa struktur surat niaga yang banyak digunakan dalam komunikasi antara perusahaan.
- Kop surat
- Nomor surat
- Lampiran
- Perihal
- Tanggal surat
- Alamat surat
- Salam pembuka
- Isi surat (pendahuluan, inti, dan penutup)
- Salam penutup
- Tanda tangan pengirim surat
- Jabatan pengirim surat
Ayo Beralih Ke Dokumen Digital bersama Dimensy
Sebelumnya pasti Anda telah mengetahui mengenai surat niaga. Dulunya, surat niaga ini memang menggunakan dokumen fisik. Namun, sekarang sudah jamannya dokumen digital yang lebih efisien, cepat dan mudah. Penggunaan dokumen digital akan mempercepat kinerja dari perusahaan Anda. Lalu apakah dokumen digital aman?
Tenang semua dokumen digital Anda akan aman dengan produk keamanan digital dari Dimensy. Tidak perlu khawatir adanya pemalsuan dokumen, perubahan dokumen dan tindakan yang merugikan lainnya. Dengan produk tanda tangan digital dari Dimensy semua bisa teratasi.
Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital. Dimensy menyediakan tanda tangan digital, e meterai, stempel digital, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ayo gunakan produk Dimensy sekarang juga!