Contoh surat permohonan yang efektif bagaimana? Surat permohonan merupakan cara untuk meminta atau memohon sesuatu yang Anda perlukan. Namun terkadang banyak, surat permohonan yang ditolak. Lalu bagaimana cara menulis surat permohonan yang efektif? Mari kita simak selengkapnya!
Apa Itu Surat Permohonan?
Sumber: Indeed
Apakah Anda pernah meminta sesuatu kepada seseorang atau institusi? Jika iya, mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan surat permohonan. Surat permohonan adalah senjata ampuh untuk meminta atau memohon sesuatu yang Anda butuhkan.
Misalnya, Anda ingin melamar pekerjaan impianmu, atau meminta bantuan keuangan untuk keperluan tertentu, atau bahkan memohon sponsor atau donasi untuk proyekmu. Nah, disinilah surat permohonan dapat menjadi sahabat terbaikmu.
Namun, ingatlah bahwa surat permohonan yang baik dan efektif haruslah jelas dan terperinci. Anda harus menyampaikan dengan jelas tujuan dan alasan memohon sesuatu, serta memberikan informasi dan bukti-bukti yang diperlukan untuk mendukung permohonanmu.
Penting juga untuk memperhatikan siapa yang dituju dalam surat permohonanmu. Pastikan Anda mengirimkan surat kepada pihak yang memiliki kewenangan untuk memenuhi permintaan atau kebutuhan yang Anda ajukan dalam surat.
3 Fungsi Surat Permohonan
Surat permohonan memiliki banyak fungsi. namun diantara fungsi-fungsi tersebut, Bberikut adalah 3 fungsi utama surat permohonan yang perlu Anda ketahui:
1. Alat untuk meminta atau memohon sesuatu
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, surat permohonan digunakan untuk meminta atau memohon sesuatu dari pihak yang memiliki kewenangan. Surat ini bisa digunakan dalam berbagai situasi, seperti permohonan pekerjaan, permohonan bantuan keuangan, permohonan izin, dan lain sebagainya.
2. Cara untuk menjalin hubungan bisnis yang baik
Dalam dunia bisnis, surat permohonan juga dapat menjadi cara untuk menjalin hubungan yang baik dengan pihak lain. Surat permohonan yang baik dan sopan akan meningkatkan citra dan reputasi Anda di mata pihak yang dituju.
3. Sebagai media untuk memperjuangkan hak atau kepentingan
Terkadang, surat permohonan juga dapat menjadi media untuk memperjuangkan hak atau kepentingan yang dirasa tidak terpenuhi. Dalam situasi ini, surat permohonan dapat digunakan sebagai media untuk menyampaikan keluhan atau permintaan yang lebih tegas.
4 Jenis-jenis surat permohonan
Ada beberapa jenis surat permohonan yang dapat diklasifikasikan berdasarkan fungsinya. Mari kita bahas beberapa jenis surat permohonan tersebut:
1. Surat Permohonan Izin
Surat permohonan izin adalah surat yang digunakan untuk memohon izin dalam situasi tertentu, seperti izin sakit, izin mengikuti acara resmi, atau izin pergi ke luar kota atau luar negeri. Surat ini biasanya berisi alasan mengapa perlu mendapatkan izin tersebut dan durasi izin yang diminta.
2. Surat Permohonan Sponsor atau Donasi
Surat permohonan sponsor atau donasi adalah surat yang digunakan untuk memohon dukungan keuangan dari pihak sponsor atau donatur dalam suatu acara atau kegiatan. Surat ini berisi informasi tentang acara atau kegiatan yang akan dilaksanakan, manfaat yang akan diperoleh oleh pihak sponsor atau donatur, serta rincian biaya yang akan ditanggung.
3. Surat permohonan kerjasama
Surat permohonan kerjasama digunakan untuk mengajukan usulan kerjasama dengan pihak tertentu, seperti perusahaan atau organisasi. Surat ini harus berisi informasi tentang jenis kerjasama yang diinginkan, manfaat yang akan diperoleh oleh kedua belah pihak, dan rencana kerja yang akan dilakukan.
4. Surat permohonan pekerjaan
Surat permohonan pekerjaan digunakan untuk mengajukan permohonan untuk bekerja di suatu perusahaan atau organisasi. Surat ini harus berisi informasi tentang pengalaman kerja, keterampilan, dan pencapaian akademis yang dimiliki, serta alasan mengapa kamu cocok untuk posisi yang diinginkan
Format Surat Permohonan
Sumber: Contract Jobs
Format surat permohonan adalah suatu panduan dalam penulisan surat permohonan yang disusun secara sistematis dan sesuai dengan aturan penulisan surat. Berikut ini adalah format umum yang digunakan dalam penulisan surat permohonan:
1. Kepala surat
Kepala surat berisi informasi mengenai identitas pengirim surat, seperti nama, alamat, nomor telepon, dan email. Format penulisan kepala surat harus jelas dan teratur.
2. Tanggal
Tanggal penulisan surat ditulis dengan format tanggal-bulan-tahun, seperti 2 April 2023 atau 02/04/2023. Tanggal penulisan surat ini harus disesuaikan dengan tanggal pengiriman surat.
3. Alamat penerima
Alamat penerima surat ditulis dengan format yang jelas dan lengkap, seperti nama institusi, alamat lengkap, dan nomor telepon. Jika surat ditujukan pada seseorang, tuliskan nama lengkap dan jabatan.
4. Salam pembuka
Salam pembuka berisi penghormatan atau sapaan pada pihak yang dituju dalam surat permohonan, seperti "Kepada Yth.", "Saudara/i", atau "Dengan Hormat".
5. Isi surat
Isi surat berisi penjelasan tentang tujuan surat permohonan, alasan mengapa pengirim memohon, serta informasi dan bukti-bukti yang diperlukan untuk mendukung permohonan tersebut. Penjelasan dalam isi surat harus jelas, singkat, dan padat.
6. Penutup surat
Penutup surat berisi ucapan terima kasih atas perhatian dan waktu yang diberikan, serta harapan untuk mendapatkan respon dari pihak yang dituju secepatnya.
7. Tanda tangan dan nama pengirim
Tanda tangan dan nama pengirim ditulis pada akhir surat permohonan. Pastikan tanda tangan ditulis dengan tinta hitam atau biru untuk memastikan keaslian surat.
4 Alasan Surat Permohonan Ditolak dan Cara Memperbaikinya
Sumber: India Today
Kegagalan surat permohonan Anda bisa jadi disebabkan oleh beberapa faktor. Mari kita bahas beberapa alasan mengapa surat permohonan seringkali ditolak, dan cara untuk memperbaikinya.
1. Tidak Memberikan Informasi yang Cukup
Salah satu alasan utama mengapa surat permohonan sering ditolak adalah karena kurangnya informasi yang diberikan. Surat permohonan harus memberikan informasi yang cukup dan jelas mengenai tujuan dan alasan permohonan, serta apa yang diharapkan dari pihak yang menerima surat.
Jangan takut untuk memberikan rincian yang spesifik. Semakin detail informasi yang Anda berikan, semakin mudah bagi pihak yang menerima surat untuk memahami kebutuhan Anda dan memberikan respons yang sesuai.
2. Tidak Menunjukkan Nilai yang Anda Tawarkan
Jangan hanya fokus pada kebutuhan dan permintaan Anda. Pihak yang menerima surat permohonan juga ingin tahu apa yang bisa mereka dapatkan dari permintaan Anda. Jangan lupa untuk menunjukkan nilai yang bisa Anda tawarkan.
Misalnya, jika Anda mengajukan permohonan sponsor untuk sebuah acara, berikan informasi mengenai manfaat bagi sponsor, seperti exposure merek atau akses ke audiens target yang relevan. Jika Anda mengajukan permohonan pekerjaan, berikan penjelasan mengenai keterampilan dan pengalaman yang Anda miliki, serta bagaimana Anda bisa berkontribusi pada perusahaan.
3. Tidak Mengikuti Format yang Tepat
Tidak mengikuti format yang tepat bisa menjadi alasan lain mengapa surat permohonan Anda sering ditolak. Pastikan untuk memperhatikan format yang tepat untuk jenis surat permohonan yang Anda kirimkan. Beberapa hal yang harus diperhatikan antara lain penggunaan bahasa yang sopan, tata letak yang rapi, serta penggunaan kalimat yang mudah dipahami.
4. Tidak Memperhatikan Target Audience
Setiap surat permohonan harus disesuaikan dengan target audiens yang Anda tuju. Perhatikan karakteristik pihak yang menerima surat, seperti apa nilai-nilai atau kepentingan mereka, dan pastikan surat Anda mencerminkan hal tersebut.
Sebagai contoh, jika Anda mengajukan permohonan sponsor pada perusahaan, pastikan untuk memahami visi dan misi perusahaan tersebut dan bagaimana kegiatan Anda dapat mendukung hal tersebut. Jika Anda mengajukan permohonan pekerjaan, pastikan untuk memahami kebutuhan perusahaan dan bagaimana keterampilan dan pengalaman Anda bisa membantu perusahaan mencapai tujuannya.
Contoh Surat Permohonan Kerjasama
25 April 2023
Kepada Yth,
Jaya Makmur Abadi
Jalan Raya Bogor KM. 50
Depok 16415
Dengan Hormat,
Kami, Mitra Jaya Sejahtera, adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan dan distribusi bahan makanan organik. Kami tertarik untuk menjalin kerjasama dengan PT. Jaya Makmur Abadi dalam upaya untuk memperluas jangkauan pasar dan meningkatkan kualitas produk yang kami tawarkan.
Melalui surat ini, kami ingin mengajukan permohonan kerjasama dalam beberapa hal, yaitu:
- Memperluas distribusi produk PT. Jaya Makmur Abadi di kawasan Jakarta dan sekitarnya.
- Menggunakan produk organik yang diproduksi oleh PT. Jaya Makmur Abadi sebagai bahan baku untuk produk-produk makanan organik kami.
- Mengadakan acara promosi bersama untuk memperkenalkan produk-produk organik kami dan produk-produk PT. Jaya Makmur Abadi.
Kami percaya bahwa dengan menjalin kerjasama ini, kami dapat memberikan manfaat dan nilai tambah yang baik bagi kedua belah pihak. Kami siap untuk menjalankan kerjasama dengan sebaik-baiknya dan memperhatikan setiap aspek yang menjadi kepentingan bersama.
Untuk itu, kami mohon agar PT. Jaya Makmur Abadi dapat memberikan respon terhadap permohonan kerjasama kami ini. Kami akan sangat senang dan berterima kasih apabila PT. Jaya Makmur Abadi bersedia untuk membahas kerjasama ini lebih lanjut.
Demikianlah permohonan kerjasama ini kami sampaikan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
Siti Nurhasanah
Direktur Utama Mitra Jaya Sejahtera
Contoh Surat Permohonan Sponsor
Kepada Yth.
PT XYZ
Jl. Jend. Sudirman No. 123
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Perkenalkan kami dari perusahaan fiktif "Gaya Baru", yang bergerak di bidang fashion dan lifestyle. Kami ingin mengadakan acara "Fashion Show Gaya Baru 2023" yang akan diselenggarakan pada bulan Mei 2023 di Jakarta.
Dalam rangka kegiatan tersebut, kami membutuhkan dukungan sponsor dari perusahaan Bapak/Ibu. Kami yakin, dukungan Bapak/Ibu akan memberikan dampak yang positif bagi acara tersebut dan menambah nilai bagi perusahaan Bapak/Ibu dalam rangka memperkenalkan produk atau jasa kepada masyarakat.
Sebagai sponsor, Bapak/Ibu akan mendapatkan beberapa benefit, antara lain:
- Penempatan logo dan brand Bapak/Ibu pada backdrop acara
- Penempatan logo dan brand Bapak/Ibu pada media promosi, termasuk poster, brosur, dan undangan
- Penempatan banner dan baliho di sekitar venue acara
- Kesempatan untuk memamerkan produk atau jasa Bapak/Ibu pada area sponsor
Kami berharap Bapak/Ibu dapat memberikan dukungan sponsor untuk acara "Fashion Show Gaya Baru 2023" ini. Kami siap untuk membicarakan lebih lanjut mengenai bentuk dukungan sponsor yang dapat diberikan dan benefit yang akan diperoleh.
Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu. Semoga kita dapat berkolaborasi untuk kesuksesan acara ini.
Hormat kami,
Ttd.
Siti Indah
Public Relations Manager Gaya Baru
Tanda Tangani Surat Penting Anda dengan Tanda Tangan Tersertifikasi dari Dimensy
Apapun surat yang Anda buat tetaplah waspada bahwa ada potensi pemalsuan surat penting? Oleh karena itu, Anda harus menjaga keamanan surat penting Anda. Lalu bagaimana solusinya?
Cobalah layanan tanda tangan digital gratis dari Dimensy sekarang juga! Di sini, Anda dapat menemukan solusi keamanan digital yang lengkap, seperti tanda tangan digital, stampel digital, e meterai, otentikasi sertifikat digital, dan masih banyak lagi.
Semua produk keamanan digital yang ditawarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Jadi, jangan ragu lagi dan bergabunglah dengan Dimensy untuk mendapatkan keamanan digital terbaik untuk bisnis Anda!
Coba free trial digital signature di Dimensy sekarang!