Apa itu Tanda Tangan Digital? Kenali Manfaat, Keamanan dan Cara Aman Membuatnya

Jumat, 30 September 2022 | 10:31 WIB    

© dimensy.id


Apa itu tanda tangan digital? Tanda tangan digital mulai banyak digunakan semenjak terjadinya pandemi Covid-19. Dimana setiap kegiatan yang awalnya dapat berlangsung secara offline terpaksa dilakukan secara online. Namun, ternyata sistem online juga membuat perubahan positif berkembangnya perusahaan menuju transformasi digital.

Dengan perkembangan bisnis yang cepat, para karyawan dapat bekerja secara remote dengan efisien, maka kebutuhan akan tanda tangan digital menjadi sebuah keharusan. Tanda tangan digital ini dapat memudahkan proses administrasi bisnis menjadi lebih mudah dan simple.

Lalu bagaimana dengan keamanannya? Apakah tanda tangan digital tidak dapat dipalsukan? Dalam artikel ini akan kita kaji secara lengkap mengenai tanda tangan digital mulai dari manfaat, keamanan hingga cara membuat tanda tangan digital yang aman. Yuk simak apa itu tanda tangan digital!

Apa itu Tanda Tangan Digital?

Menurut Wikipedia, tanda tangan digital merupakan sebuah skema matematis untuk membuktikan sebuah keaslian dari dokumen digital. Mudahnya, tanda tangan digital mirip fungsinya seperti tanda tangan biasa tapi digunakan untuk menandatangani dokumen digital.

Fungsi tanda tangan digital untuk menjaga keamanan dari dokumen digital. Jika perusahaan Anda menggunakan dokumen digital, maka akan lebih aman jika klien dan partner Anda menandatangani dengan tanda tangan digital.

Dengan adanya tanda tangan digital ini, penerima pesan dapat yakin bahwa dokumen yang diterima berasal dari pengirim sebenarnya tanpa ada perubahan isi dokumen oleh pihak lain yang tidak berwenang. Hal ini karena, Anda dapat melacak asal dari tanda tangan digital ini.

Kenapa perlu Tanda Tangan Digital untuk Perusahaan Anda?

Tanda tangan digital memberikan banyak manfaat kepada perusahaan Anda. Tidak hanya memberikan keamanan pada dokumen perusahaan, tapi juga memberikan kemudahan dan fleksibilitas. Berikut alasan kenapa perusahan Anda perlu tanda tangan digital.

  1. Paperless
    Penggunaan dokumen digital tentunya dapat mengurangi pemakaian dokumen kertas atau dokumen fisik. Dokumen kertas mudah untuk rusak karena bisa terbakar, terkena air dan sobek sehingga penyimpanannya harus hati-hati.
    Berbeda dengan dokumen digital, menawarkan keamanan yang lebih terutama dalam hal penyimpanan. Anda tidak perlu takut lagi dokumen yang tersimpan dapat rusak karena penyimpanannya dapat dilakukan secara digital. Tak hanya itu, dokumen digital juga mengurangi carbon footprint dari perusahaan Anda.
  2. Cost Effective
    Bayangkan jika Anda ingin meminta tanda tangan pada dokumen fisik atau kertas. Anda perlu mengeprint dokumen tersebut, kemudian mengirimkannya ke kantor pos jika pihak yang Anda ingin minta tanda tangan berada jauh dari kantor Anda.
    Lalu Anda perlu menunggu hingga dokumen yang telah ditandatangani dikirimkan kembali ke perusahaan Anda. Tentunya hal itu, membutuhkan waktu yang lama. Namun, dengan tanda tangan digital, semuanya dapat selesai dalam hitungan jam bahkan menit. Bayangkan berapa efisiensi yang akan dirasakan perusahaan Anda.
  3. Proses Tanda Tangan Lebih Cepat
    Jika Anda memiliki ratusan dokumen untuk menandatangani, berapa lama waktu yang Anda perlukan? Bagaimana jika Anda dapat menandatangani dokumen dalam jumlah banyak secara sekaligus? Waktu yang Anda habiskan dapat digunakan untuk kegiatan lain yang lebih bermanfaat. Penggunaan tanda tangan digital dapat membuat Anda menandatangani ratusan dokumen dalam waktu yang singkat.

Apakah Tanda Tangan Digital itu Sah?

Tanda tangan digital memiliki beberapa jenis, ada yang sah secara hukum. Namun tidak semua jenis tanda tangan digital memiliki tingkat kekuatan hukum yang sama. Berikut beberapa jenis dari tanda tangan digital.

  1. Tanda Tangan Digital Simple
    Tanda tangan digital simple tidak dilindungi oleh metode enkripsi apapun. Anda dapat menemukan contoh tanda tangan digital simple ini ketika melakukan scanning tanda tanga
    n pada kertas, selanjutnya dipindahkan pada dokumen. 
    Kelemahannya tanda tangan ini tidak dapat menunjukan identitas dari penandatangan karena tidak di enkripsi. Dengan demikian, jenis tanda tangan ini mudah digandakan dan palsukan. Oleh karena itu, jenis tanda tangan ini tidak direkomendasikan untuk perjanjian atau dokumen penting.
  2. Tanda Tangan Digital Basic
    Tanda tangan digital basic kurang lebih sama dengan tanda tangan simple. Namun pada tanda tangan digital basic, Anda dapat mengidentifikasi perubahan yang terjadi setelah dokumen di tanda tangan. Akan tetapi, tidak menjamin keamanan secara sempurna karena tidak bisa melakukan verifikasi penandatangan dengan lengkap.
  3. Tanda Tangan Digital Advanced
    Berbeda dengan tanda tangan digital simple dan tanda tangan digital basic, tanda tangan digital advanced memerlukan verifikasi identifikasi. Tanda tangan digital ini berbasis sertifikat yang secara unik dapat mengidentifikasi penandatangan dari dokumen elektronik.
    Umumnya tanda tangan ini ditransmisikan melalui jaringan spesifik yang menyediakan proses audit dan pemeriksaan jenis bukti lainnya. Tanda tangan digital ini juga memiliki sertifikasi dari pihak yang berwenang. Oleh karena itu, keamanan dari tanda tangan ini dapat terjamin
  4. Tanda Tangan Digital Qualified
    Tanda tangan digital qualified memiliki sistem seperti tanda tangan digital advanced. Namun, tanda tangan digital ini memerlukan syarat tambahan yang memenuhi standar dari eIDAS (Electronic identification and trust services). 
    Tanda tangan digital qualified harus memiliki sertifikasi yang diterbitkan oleh sarana sertifikasi yang tepat. Proses penandatanganan harus melakukan identifikasi awal dari penandatangan melalui proses audit seperti certificate authority. Oleh karena itu, keamanan dari tanda tangan digital ini dapat terjamin

5 Cara membuat Tanda Tangan Digital untuk Perusahaan Anda

Cara membuat tanda tangan digital yang akan dibahas dalam artikel ini yaitu dengan tanda tangan digital dari Dimensy. Layanan dari tanda tangan digital ini direkomendasikan untuk perusahaan Anda karena mudah dan aman.

Berikut langkah-langkah cara membuat tanda tangan digital melalui Dimensy.

  • Login pada Dimensy
    Cara membuat tanda tangan pertama yaitu login pada akun dimensy. Jika Anda belum memiliki akun maka Anda perlu mendaftar terlebih dahulu pada website Dimensy. Cara pendaftarannya dapat Anda lihat pada tutorial Dimensy.
  • Pilih Opsi Tanda Tangan
    Selanjutnya, Anda dapat memilih opsi untuk menandatangani dokumen digital. Ada dua opsi yang dapat Anda pilih yaitu single sign untuk satu tanda tangan pada satu dokumen.
  • Unggah Dokumen
    Tahap berikutnya Anda perlu mengunggah dokumen terkait yang akan ditandatangani. Dokumen yang akan ditandatangani harus memiliki format PDF dengan ukuran maksimal  2MB. Jika sudah berhasil diunggah, pengguna dapat menekan tombol next.

Gambar 1. Proses Tanda Tangan Single Sign

  • Autentifikasi dan Pembubuhan Tanda Tangan
    Selanjutnya Anda dapat menekan tombol get OTP dan melakukan proses autentifikasi. Baru berikutnya, pengguna menekan tombol place signature untuk meletakan tanda tangan pada dokumen yang akan ditandatanganin.
  • Fitur Lebih dari Satu Penanda Tangan
    Dimensy juga memungkinkan fitur untuk tanda tangan lebih dari satu pengguna. Caranya dengan memilih fitur series sign kemudian upload dokumen dan melakukan invite people. Selanjutnya, setiap penandatangan meletakan tanda tangannya pada dokumen dan melakukan proses verifikasi.

Gambar 2. Proses Tanda Tangan Series Sign

Tanda Tangan Digital Mudah dan Aman di Dimensy

Sebelumnya Anda sudah mengetahui tanda tangan digital mulai dari pengertian, keamanannya hingga cara membuat tanda tangan digital. Untuk dokumen penting perusahaan Anda, maka tanda tangan digital yang aman harus Anda pilih. Janganlah menggunakan tanda tangan basic yang mudah untuk ditiru dan dipalsukan.

Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital. Dimensy menyediakan layanan tanda tangan digital yang aman dan mudah untuk digunakan.

Melalui Dimensy, Anda tidak hanya akan mendapatkan tanda tangan digital tapi juga produk keamanan digital mulai dari stampel digital, e meterai, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.

Ayo beli produk keamanan digital perusahaan Anda di Dimensy sekarang juga!