Cara E Sign Meningkatkan Efisiensi di Sektor Keuangan

Saat ini, nilai transaksi digital banking di Indonesia terus meroket. Bank Indonesia memproyeksikan angka ini menembus Rp64,2 triliun pada 2023 dimana hal ini naik lebih dari 22 persen dibanding tahun sebelumnya. Pada sisi sistem pembayaran ritel, layanan BI-FAST memproses 335 juta transaksi senilai Rp849,5 triliun hanya dalam satu bulan (April 2025). Artinya, uang bisa berpindah antar rekening dalam hitungan detik.

Namun, banyak bank dan lembaga keuangan masih menyelesaikan kontrak dengan formulir secara manual seperti dengan cetak, tanda tangan basah, pindai, lalu kirim lewat kurir atau emaill. Proses ini bukan hanya memakan waktu, tetapi juga rentan kesalahan dan biaya tersembunyi.

Padahal sudah ada solusi tanda tangan elektronik yang terbukti lebih efisien. Studi Forrester terhadap pengguna contract lifecycle management menemukan, beralih ke tanda tangan elektronik dapat memangkas waktu pembuatan kontrak hingga 90 persen dan menghasilkan ROI 449 persen dalam tiga tahun.  Bahkan jika kita hitung secara sederhana setiap dokumen yang dialihkan ke e-signature menghemat sekitar Rp 50-70rb untuk kertas, tinta, dan pengiriman.

Jadi, ketika transaksi digital di era ini sudah maju, mengapa kita masih menggunakan cara tradisional yang tidak efisien? Di bagian berikut, kita akan membahas mengenai implementasi e sign untuk meningkatkan efisiensi khususnya untuk industri perbankan. Yuk simak!

Apa Itu e-Sign dan Cara Kerjanya?

e-Sign atau tanda tangan elektronik adalah metode autentikasi digital yang digunakan untuk menandatangani dokumen secara virtual. Sistem ini menggantikan tanda tangan manual tradisional dengan versi digital yang lebih efisien, aman, dan dapat dilacak. e-Sign memainkan peranan penting dalam berbagai sektor, termasuk sektor keuangan, dengan menyederhanakan proses administratif dan meningkatkan efisiensi operasional.

Pengertian Tanda Tangan Elektronik

Tanda tangan elektronik adalah sebuah representasi elektronik dari tanda tangan fisik yang menggunakan teknologi untuk memastikan integritas dokumen dan identitas penandatangan. Dalam konteks hukum, e-Sign memiliki keabsahan yang sama dengan tanda tangan manual, selama memenuhi persyaratan tertentu sesuai dengan undang-undang yang berlaku, seperti UU ITE di Indonesia.

Cara Kerja e-Sign

Cara kerja e-Sign dimulai dengan proses pembuatan dokumen digital yang akan ditandatangani. Berikut adalah langkah-langkah umum cara kerja e-Sign:

• Enkripsi Dokumen: Dokumen yang akan ditandatangani dienkripsi untuk menjamin kerahasiaan dan keamanan data.

• Identifikasi Penandatangan: Sistem memverifikasi identitas pengguna melalui metode autentikasi seperti kode OTP, alamat email, atau sertifikat elektronik. 

• Penandatanganan Digital: Pengguna memberikan persetujuan dengan menandatangani dokumen melalui aplikasi e-Sign. Tanda tangan biasanya berupa simbol digital atau sidik jari yang unik. 

• Pembuatan Sertifikat Digital: Setelah tanda tangan diterapkan, dokumen diberi sertifikat digital yang berisi informasi terkait penandatangan, waktu tanda tangan, dan detail lainnya. 

• Pencatatan dan Penyimpanan: Dokumen yang sudah ditandatangani disimpan secara elektronik, memungkinkan akses mudah dan audit di masa depan.

Lalu apa manfaat dari penggunaan e sign terutama untuk industri keuangan?

5 Manfaat Implementasi e-Sign di Dunia Keuangan

Penerapan tanda tangan elektronik (e-Sign) dalam sektor keuangan membawa berbagai manfaat yang signifikan. Teknologi ini tidak hanya mempercepat proses administrasi tetapi juga memberikan nilai tambah dalam hal keamanan dan efisiensi operasional.

1. Mempercepat Proses Persetujuan Dokumen

Dengan e-Sign, dokumen seperti kontrak, perjanjian kredit, atau dokumen pembukaan rekening dapat diselesaikan dalam hitungan menit. Sebelumnya, proses persetujuan memerlukan waktu berhari-hari karena kendala geografis dan logistik. Tanda tangan elektronik memungkinkan semua pihak menandatangani dokumen secara real-time tanpa perlu tatap muka.

2. Mengurangi Ketergantungan pada Kertas

Digitalisasi dokumen melalui e-Sign membantu perusahaan keuangan mengurangi konsumsi kertas secara drastis. Hal ini tidak hanya berdampak positif bagi efisiensi biaya tetapi juga mendukung praktik bisnis yang lebih ramah lingkungan. Selain itu, dokumen digital lebih mudah dikelola dan diakses dibandingkan arsip fisik.

3. Meningkatkan Keamanan Transaksi

e-Sign dilengkapi dengan fitur enkripsi dan autentikasi pengguna yang canggih, sehingga mampu melindungi data sensitif dari risiko manipulasi atau pemalsuan. Proses ini juga mencatat log aktivitas setiap tanda tangan, yang memberikan jejak audit jelas untuk keperluan kepatuhan hukum dan keamanan.

4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan

Dengan mengadopsi e-Sign, institusi keuangan dapat menawarkan pengalaman pelanggan yang lebih cepat dan nyaman. Nasabah tidak lagi perlu datang ke kantor cabang, yang merupakan nilai tambah signifikan di era digital ini. Selain hemat waktu, pelanggan juga merasa dihargai karena proses pelayanan yang lebih intuitif dan fleksibel.

5. Meningkatkan Efisiensi Operasional

Implementasi e-Sign mengurangi pekerjaan administratif dan mempercepat alur kerja. Tim operasional dapat fokus pada tugas-tugas strategis lainnya, tanpa terbebani oleh proses manual yang membutuhkan banyak waktu. Dengan demikian, efisiensi perusahaan meningkat secara keseluruhan.

Teknologi tanda tangan elektronik menawarkan solusi langsung untuk tantangan yang dihadapi sektor keuangan saat ini. Manfaat yang diberikan tidak hanya berdampak pada internal perusahaan tetapi juga pada tingkat kepuasan nasabah secara signifikan.

Perbandingan Antara Tandatangan Fisik dan e-Sign

Tandatangan, baik fisik maupun digital, memiliki peran penting dalam berbagai sektor, termasuk sektor keuangan. Kedua metode ini menawarkan kelebihan masing-masing, tergantung pada kebutuhan dan situasi.

5 Langkah Implementasi Teknis e-Sign di Perbankan

Implementasi e-signature (e-Sign) menjadi langkah penting bagi perbankan dalam memenuhi tuntutan efisiensi dan keamanan di sektor keuangan. Berikut adalah lima langkah teknis yang dapat dilakukan untuk menerapkan e-Sign dalam sistem perbankan.

1. Identifikasi Kebutuhan Bisnis

Bank terlebih dahulu perlu menganalisis proses internal yang membutuhkan otentikasi tanda tangan elektronik. Hal ini mencakup dokumen seperti aplikasi pinjaman, pembukaan rekening, atau kontrak bisnis. Melakukan penilaian apakah e-Sign akan diintegrasikan secara menyeluruh atau hanya pada bagian tertentu dari proses operasional perusahaan.

2. Pemilihan Penyedia Layanan e-Sign

Pemilihan penyedia layanan yang sesuai sangat penting agar tanda tangan elektronik memenuhi standar keamanan dan regulasi. Pastikan layanan tersebut telah mematuhi regulasi terkait Privasi dan Perlindungan Data Pribadi yang berlaku di Indonesia, seperti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022. Pertimbangkan faktor seperti reputasi vendor, kompatibilitas teknologi dengan sistem internal bank, dan kemudahan penggunaannya. Jika ingin memilih esign terpercaya salah satu opsinya Anda dapat memilih Dimensy sebagai penyedia e sign terpercaya

3. Pengembangan Infrastruktur Digital

Sistem perbankan harus memiliki infrastruktur yang kompatibel untuk mendukung fitur e-Sign, seperti enkripsi data yang kuat, server yang aman, dan sertifikat digital. Tim IT perlu memastikan bahwa setiap proses teknis berjalan dengan optimal dan tidak menimbulkan kerentanan pada keamanan data nasabah.

4. Integrasi dengan Sistem Bank

Integrasi e-Sign dengan sistem yang sudah ada memastikan proses berjalan efisien tanpa perlu mengubah alur kerja secara drastis. Harus dilakukan pengujian ketat untuk memastikan kompatibilitas teknologi dengan sistem pengelolaan dokumen, aplikasi mobile, dan internet banking.

5. Pelatihan Pengguna

Bank harus memberikan pelatihan kepada staf operasional mengenai penggunaan e-Sign, termasuk cara verifikasi dokumen elektronik dan pelaporan jika terjadi masalah teknis. Edukasi kepada nasabah juga penting untuk memastikan mereka memahami cara menggunakan e-Sign dengan aman dan nyaman.

Penerapan langkah-langkah ini tidak hanya meningkatkan efisiensi operasional tetapi juga mendukung layanan yang aman dan berorientasi digital. e-Sign menjadi solusi inovatif dalam mengatasi tantangan di perbankan modern.

Kerangka Regulasi di Indonesia mengenai Implementasi E Sign

Kerangka regulasi di Indonesia terkait implementasi tanda tangan elektronik (E-Sign) telah dirancang untuk memberikan kepastian hukum, melindungi data pribadi, dan mendukung transaksi digital yang semakin berkembang. Regulasi utama yang mengatur penggunaan tanda tangan elektronik di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), yang kemudian diperbarui melalui UU Nomor 19 Tahun 2016.

Komponen Utama Regulasi

1. Tanda Tangan Elektronik yang Diakui Regulasi mengakui dua jenis tanda tangan elektronik, yaitu:

2. TTE yang Tersertifikasi: Memiliki sertifikat digital yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi terpercaya di Indonesia. 

3. TTE Tidak Tersertifikasi: Tanda tangan elektronik yang tidak memanfaatkan sertifikasi, namun tetap valid jika memenuhi persyaratan tertentu seperti memiliki hubungan langsung antara tanda tangan dan penandatangan.

4. Keabsahan Hukum Menurut Pasal 11 UU ITE, tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sama dengan tanda tangan manual, selama memenuhi persyaratan seperti: 

   • Data yang terkait dengan tanda tangan elektronik hanya dapat diakses oleh penandatangan. 

   • Tanda tangan elektronik digunakan dengan persetujuan penandatangan. 

   • Terdapat bukti bahwa tanda tangan elektronik dan data yang ditandatangani tidak berubah setelah ditandatangani.

5. Peran Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Penyelenggara Sertifikasi Elektronik bertanggung jawab dalam menerbitkan sertifikat digital yang digunakan untuk memastikan keamanan dan keaslian tanda tangan elektronik. Peraturan tentang PSrE diatur lebih lanjut melalui Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).

Keamanan dan Privasi

Pemerintah juga menekankan perlindungan terhadap data pribadi melalui regulasi seperti Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Perlindungan Data Pribadi. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa tanda tangan elektronik digunakan secara aman, tanpa risiko kebocoran data atau manipulasi informasi.

Regulasi yang ada memberikan fondasi kuat bagi perusahaan di sektor keuangan untuk menerapkan E-Sign dalam transaksi bisnisnya, sambil tetap mematuhi ketentuan hukum yang berlaku.

Studi Kasus Keberhasilan Penggunaan e-Sign di Industri Keuangan

Penggunaan e-sign (tanda tangan elektronik) dalam industri keuangan telah memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi operasional dan pengalaman pelanggan. Studi kasus berikut menggambarkan bagaimana implementasi teknologi ini meningkatkan kelancaran proses bisnis sekaligus menghadirkan solusi yang lebih aman dan hemat waktu.

1. Digitalisasi Proses Pinjaman di Perbankan

Lembaga perbankan yang mengadopsi tanda tangan elektronik mampu mempercepat proses penyetujuan pinjaman hingga 70%. Sebelum adanya e-sign, dokumen pinjaman harus ditandatangani secara fisik, yang melibatkan pencetakan, pengiriman, dan verifikasi manual. Dengan e-sign, pelanggan dapat menandatangani dokumen pinjaman langsung melalui portal digital, menghilangkan waktu tunggu yang disebabkan oleh proses manual. Selain itu, perbankan juga berhasil mengurangi biaya operasional terkait penggunaan kertas dan logistik.

2. Efisiensi dalam Pembukaan Rekening

Pembukaan rekening, yang sebelumnya membutuhkan kunjungan fisik ke cabang, menjadi lebih efisien dengan integrasi e-sign. Salah satu bank besar melaporkan peningkatan hampir 40% dalam jumlah pembukaan rekening baru setelah menerapkan solusi tanda tangan elektronik dalam proses registrasi. Hal ini juga memungkinkan bank memberikan pelayanan lebih cepat kepada konsumen tanpa mengabaikan kepatuhan terhadap regulasi.

3. Percepatan Klaim Asuransi

Perusahaan asuransi yang menggunakan e-sign untuk dokumen klaim asuransi berhasil mengurangi durasi pemrosesan klaim hingga 50%. Seluruh dokumen, mulai dari formulir klaim hingga kontrak digital, diproses secara online menggunakan tanda tangan elektronik yang tervalidasi. Keamanan data yang terjamin melalui enkripsi membuat pelanggan merasa aman, sekaligus mempercepat penerimaan dana klaim.

Dimensy: Platform Keamanan Dokumen Digital Terpercaya Di Indonesia

Dalam era digital saat ini, efisiensi dan keamanan pengelolaan dokumen menjadi prioritas bagi berbagai institusi. Dimensy hadir sebagai platform digital yang menawarkan solusi lengkap untuk kebutuhan dokumen Anda, termasuk e-Meterai, e-Sign, dan e-Stamp. 

Dengan integrasi yang mudah dan dukungan penuh terhadap regulasi pemerintah, Dimensy memastikan setiap dokumen digital Anda memiliki legalitas dan keamanan yang terjamin. Jadikan proses bisnis Anda lebih efisien dan aman dengan beralih ke solusi digital dari Dimensy. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi Dimensy.