Apa pengertian dokumen digital? Saat ini penggunaan dokumen digital menjadi sebuah keharusan bagi setiap perusahaan. Apalagi persaingan bisnis yang ketat sehingga perusahaan harus lebih efisien dalam menjalankan operasionalnya.
Salah satu cara transformasi digital perusahaan agar lebih efisien adalah dengan menggunakan dokumen digital. Bahkan sebenarnya dokumen digital telah digunakan sejak lama. Menurut survey Harris Interactive tahun 2014, 92% karyawan telah menggunakan email untuk berkolaborasi. Artinya penggunaan digital telah sejak lama digunakan.
Lalu apakah itu dokumen digital? Dalam artikel ini akan kita perdalam mengenai dokumen digital mulai dari pengertian hingga alasan mengapa perusahaan Anda harus menggunakan dokumen digital.
Pengertian Dokumen Digital
Dokumen digital merupakan proses pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang akan digunakan sebagai sebuah bukti atau catatan.
Secara umum, dokumen digital merupakan sekumpulan informasi pada media non elektronik berupa teks dan gambar. Dokumen digital juga disebut sebagai dokumen elektronik.
Dokumen digital mulai banyak diterapkan khususnya ketika masa pandemi Covid-19 dimana terjadi transformasi digital secara pesat. Baik dari lembaga swasta maupun pemerintah kini telah menerapkan dokumen digital.
Contoh aplikasinya pada sistem pemerintahan yaitu pembuatan e KTP. Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil) bernama Prof. Zudan Arif Fakrulloh mengatakan bahwa sudah ada 194,6 juta penduduk yang memiliki e KTP. Artinya kontribusi masyarakat dalam menggunakan dokumen digital cukup tinggi.
Selain itu, tidak hanya di dalam sistem pemerintah tapi juga swasta telah menerapkan penggunaan dokumen digital. Hal ini dikarenakan, dokumen digital memberikan keunggulan daripada dokumen kertas.
5 Manfaat Dokumen Digital
Menggunakan dokumen digital memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan Anda. Adapun 5 manfaat dokumen digital menurut Documentsolution.com yaitu sebagai berikut ini!
- Backup data yang Aman
Dokumen kertas mudah untuk rusak dan hancur sehingga harus hati-hati dalam menggunakannya. Apalagi berbagai kondisi dapat mengancam dokumen keras Anda seperti banjir, kebakaran dan mati lampu. Apalagi dokumen tersebut merupakan dokumen rahasia yang tidak ada duplikatnya. Permasalahan tersebut dapat diselesaikan dengan menggunakan dokumen digital. Hal ini dikarenakan, Anda dapat menyimpan data di server atau penyimpanan data terpusat di Kantor Anda. Jadi dokumen ini akan selalu aman tanpa harus dijaga seperti dokumen kertas. - Keamanan Lebih Baik
Beberapa dokumen tentunya bersifat rahasia sehingga memerlukan tingkat keamanan khusus. Anda juga harus memastikan siapa yang memegang dan mengambil informasi penting dari dokumen. Jika dokumen rahasia ini dilihat oleh orang tidak bertanggung jawab tentu akan merugikan perusahaan Anda. Hal ini berbeda dengan sistem dokumen digital yang keamanannya dapat terjaga. Anda dapat mengatur izin setiap dokumen dan folder orang yang boleh membuka dokumen tersebut. Selain itu, Anda juga dapat melacak orang yang dapat membuka dan mengambil dokumen tersebut. - Memudahkan Kolaborasi
Adanya transformasi digital dengan pekerja remote tentunya menyulitkan jika harus menggunakan dokumen kertas. Jika dengan dokumen digital Anda dapat dengan cepat mengirimkan dokumen ke rekan kerja Anda. Bahkan, Anda dapat bekerjasama dalam waktu yang sama dengan rekan Anda. - Efisiensi Biaya dan Waktu
Menggunakan dokumen kertas tentunya membutuhkan ruangan yang besar untuk menyimpan semua dokumen. Selain itu untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen perlu waktu yang lama. Hal ini berbeda dengan dokumen digital yang dapat disimpan dalam server tanpa perlu waktu pengarsipan. - Mudah Mencari Dokumen
Jika menggunakan dokumen kertas tentunya jika Anda membutuhkan dokumen tersebut akan perlu waktu lama untuk mencarinya. Apalagi jumlah dokumen yang tersimpan bisa ratusan atau ribuan. Hal ini berbeda dengan dokumen digital yang dapat dengan mudah ditemukan. Anda hanya tinggal melakukan scan pada arsip Anda untuk menemukan dokumen yang dicari.
Contoh Dokumen Digital
Saat ini sudah banyak dokumen digital yang telah diterapkan di Indonesia. Ada yang digunakan oleh pihak pemerintah maupun swasta. Berikut beberapa contoh dokumen digital.
- Kartu keluarga
- e KTP
- Sertifikat tanah
- Kartu identitas anak
- Kontrak kerja
- Invoice
- Dokumen hukum
- Memo online
- Form digital
- Sertifikat digital
5 Alasan Perusahaan Harus Menggunakan Dokumen Digital
Ada beberapa alasan mengapa perusahaan Anda harus menggunakan dokumen digital yaitu sebagai berikut.
- Menghemat Biaya
Dokumen digital dapat menghemat biaya sebesar 20$ untuk setiap dokumen nya. Hal ini dikarenakan dokumen digital tidak lagi memerlukan kertas dan tinta sehingga lebih hemat. Selain itu, penggunaan dokumen digital juga dapat mengurangi resiko rusaknya printer yang dapat menambah biaya - Kualitas Data
Dokumen digital dapat memberikan kualitas data yang lebih baik dibandingkan dokumen kertas. Bayangkan Anda menganalisis pendapatan perusahaan namun gambarnya kabur karena tintanya. Hal ini akan memperlambat analisis Anda. Berbeda dengan dokumen digital yang datanya dapat dilihat lebih jelas. - Menghemat Waktu Tanda Tangan
Menunggu tanda tangan tentunya memperlambat proses penyebaran informasi. Adanya dokumen digital dapat menggunakan tanda tangan digital yang prosesnya sangat cepat. Sehingga waktu tunggu dokumen pun dapat berkurang. - Ramah Lingkungan
Menggunakan dokumen digital tentunya dapat ramah lingkungan. Hal ini dikarenakan Anda tidak menggunakan kertas dan tinta.
Perkuat Keamanan Dokumen Digital Anda dengan Produk Keamanan Digital
Menggunakan dokumen digital tentunya bagai pisau bermata dua yaitu tidak hanya memberikan keuntungan tapi ada juga kekurangannya. Beberapa kekurangan dari dokumen digital yaitu data yang mudah untuk dipalsukan. Sehingga akan merugikan bagi perusahaan Anda.
Namun, Anda tidak perlu khawatir karena banyak produk digital yang dapat menjaga keamanan dan keaslian dari dokumen Anda. Dengan menggunakan produk digital seperti tanda tangan digital dan e meterai. Anda dapat menjaga keamanan dokumen sekaligus melacak segala perubahan yang terjadi di dokumen. Sehingga penggunaan dokumen digital menjadi lebih aman,
Jika ingin membeli produk keamanan digital maka Dimensy adalah pilihan yang tepat. Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital.
Dimensy menyediakan tanda tangan digital, e meterai, stempel digital, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ayo lengkapi dokumen penting Anda dengan keamanan produk digital dari Dimensy sekarang juga!
Kami juga tawarkan Free Trial bagi Anda yang ingin mencoba menggunakan produk keamanan digital Dimensy.