Tanda terima dokumen merupakan dokumen penting yang wajib Anda buat jika melakukan serah terima barang. Apa itu tanda terima dokumen? Banyak orang yang masih bingung artinya dan menyamakannya dengan kwitansi maupun invoice. Padahal dua hal tersebut merupakan hal yang berbeda.
Melalui tanda terima dokumen Anda dapat melacak pengiriman maupun penerimaan barang Anda. Dengan demikian, sistem serah terima barang menjadi lebih aman dari kesalahan pengiriman maupun keterlambatan pengiriman. Anda juga dapat menggunakan tanda terima dokumen sebagai arsip internal di perusahaan Anda.
Lalu apa itu tanda terima dokumen? Dan apa sajakah fungsi hingga contohnya? Tenang Anda datang pada artikel yang tepat, karena disini kami akan membahas lengkap tanda terima dokumen. Yuk simak!
Apa Itu Tanda Terima Dokumen?
Tanda terima dokumen adalah bukti yang menunjukan bahwa telah terjadi serah terima dokumen, barang, uang, maupun jasa dari dua pihak. Contoh paling mudahnya ketika Anda mengirimkan paket ke teman Anda melalui jasa pengiriman. Ketika kurir sampai di rumah Anda untuk mengantarkan paket maka mereka akan meminta tanda tangan. Tanda tangan tersebut menunjukan bahwa paket telah diserahkan ke penerima. Surat yang ditandatangani tersebut disebut sebagai tanda terima dokumen.
Selain dari definisi tersebut ada beberapa definisi menurut beberapa lembaga mengenai tanda terima dokumen, yakni sebagai berikut
-
Definisi KBBI
Tanda terima dokumen merupakan surat bukti untuk menginformasikan bahwa satu pihak telah menyerahkan dokumen, barang atau jasa kepada pihak kedua.
-
Menurut Kamus Otoritas Jasa Keuangan
Tanda terima dokumen merupakan bukti tertulis yang diterima oleh nasabah dalam suatu transaksi ataupun dalam bentuk uang tunai.
Tanda terima dokumen menjadi surat penting untuk dibuat oleh dua pihak yang melakukan transaksi. Hal ini dikarenakan, melalui dokumen ini dapat mencegah hal yang tidak diinginkan seperti terjadinya kesalahpahaman pengiriman maupun kehilangan barang. Melalui dokumen ini dapat ditelusuri kembali nama dan tanda tangan penerima barang.
Apakah Tanda Terima Dokumen Sama dengan Kwitansi?
Banyak orang yang mengira bahwa tanda terima dokumen sama dengan kwitansi. Namun, kenyataannya kedua hal ini jauh berbeda satu sama lain. Perbedaanya terletak pada fungsinya, tanda terima dokumen berfungsi sebagai tanda bahwa produk telah diserahkan ke penerima.
Sedangkan ku\witansi merupakan bukti jika pembayaran telah dilakukan. Artinya tanda terima akan diberikan terlebih dahulu sebelum pengirim memberikan kwitansi. Jadi kwitansi akan diberikan ketika barang sudah dibayarkan oleh penerima.
Selain itu, tanda terima dokumen juga disalah artikan dengan invoice. Lalu apa perbedaan antara surat tanda terima dokumen dan invoice? Invoice merupakan dokumen tertulis yang memberikan informasi kepada pelanggan mengenai produk atau jasa yang harus dibayarkan. Sedangkan tanda terima merupakan tanda bahwa barang/jasa sudah diterima.
Fungsi Tanda Terima Dokumen
Tanda terima dokumen memiliki beberapa fungsi yang perlu Anda ketahui. Berikut fungsi utama dari tanda terima dokumen.
-
Barang Telah Sampai Tujuan
Melalui bukti tanda terima dokumen, Anda dapat mengetahui bahwa barang yang dikirimkan telah sampai di tempat tujuan.
-
Catatan Internal
Melalui bukti terima maka perusahaan dapat mengetahui bahwa karyawannya telah menyerahkan barang/dokumen maupun menerima barang tersebut.
-
Arsip Perusahaan
Bukti tanda terima dokumen dapat menjadi arsip bagi perusahaan jika terjadi hal yang tidak diinginkan dikemudian hari. Contohnya seperti barang tidak diantar, barang hilang ataupun barang salah antar. Dengan demikian, Anda hanya perlu mengecek kebenaran dan data-data dari surat terima barang.
Format Tanda Terima Dokumen
Informasi apa yang harus ada dalam sebuah bukti tanda terima barang? Berikut ini format tanda terima dokumen yang dapat Anda ikut!
-
Judul
Judul berisi mengenai identitas dari surat terima dokumen. Pemberian judul akan memudahkan dalam proses pengarsipan dan mengetahui isi dari surat tanda terima dokumen.
-
Tanggal Peneriman
Format tanda terima dokumen selanjutnya yaitu tanggal penerimaan. Melalui tanggal penerimaan Anda dapat mengetahui apakah dokumen tersebut tepat waktu diserahkan ke penerima.
-
Identitas Penerima
Surat tanda penerima juga harus memuat identitas dari penerima. Identitas ini perlu memuat data penting seperti nama lengkap, alamat, pekerjaan dan nomor telepon.
-
Keterangan Barang
Keterangan barang berisi mengenai detail barang yang diserahkan. Contohnya yaitu seperti surat kontrak. Selain itu, detail dari barangnya harus juga ditulis seperti nama barang, warna, nominal dan lainnya.
-
Tujuan Penyerahan
Anda juga perlu melengkapi tujuan penyerahan dokumen ke pihak penerima. Tujuan penyerahan ini dapat berupa perlengkapan administrasi, keperluan bisnis dan lainnya.
-
Tanda Tangan Pengirim dan Penerima
Tanda tangan pengirim dan penerima dapat menjadi bukti pihak-pihak yang mengirimkan dan menerima barang tersebut sehingga dapat dipertanggung jawabkan.
Contoh Tanda Terima Dokumen
Berikut ini contoh tanda terima dokumen yang dapat Anda ikuti. Dengan membaca contoh ini Anda akan dapat membuat tanda terima dokumen sendiri. Yuk simak!
-
Contoh Tanda Terima Barang
Sumber: Axeleran.co.id
-
Surat Tanda Terima Dokumen
Sumber: hashmicro.com
-
Tanda Terima Pembayaran
Sumber:Koinwork.com
-
Tanda Terima Rumah
Sumber:Nesabamedia.com
-
Tanda Terima Surat
Sumber: Dsignkrisna
Mengurus Dokumen Lebih Aman dan Mudah Bersama Dimensy
Sebelumnya Anda pasti telah memahami tanda terima dokumen dengan baik. Dokumen tersebut sangat penting sebagai bahan pertanggung jawaban, jika ada masalah dikemudian hari. Jadi jika dokumen/barang hilang dan tidak sampai ke penerima, melalui tanda terima dokumen semuanya bisa dilacak. Anda bisa memastikan kebenaran dari terima dokumen tersebut.
Namun berhati-hatilah, dokumen bisa saja dipalsukan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Apalagi sekarang sudah jamannya dokumen digital, penipu sekarang makin kreatif untuk melakukan tindak kejahatan. Untuk itu, Anda perlu upgrade juga sistem keamanan dokumen Anda untuk mencegah tindakan pemalsuan. Solusinya yaitu menggunakan produk keamanan digital seperti tanda tangan digital, e meterai, stampel digital dan lainnya. Dengan demikian, dokumen Anda akan sulit dipalsukan oleh pelaku kriminal.
Jika ingin membeli produk keamanan digital pilihlah ditempat terpercaya yaitu di Dimensy. Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital. Dimensy menyediakan tanda tangan digital, e meterai, stempel digital, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ayo gunakan produk Dimensy sekarang juga!