Perbedaan arsip dan dokumen terkadang banyak orang yang tidak mengetahuinya. Banyak orang yang menganggap bahwa arsip dan dokumen merupakan kedua hal yang sama. Namun, ternyata ada perbedaan mendasar dari kedua istilah tersebut.
Walaupun arsip dan dokumen memiliki fungsi yang sama dalam administrasi sebuah perusahaan. Akan tetapi, secara klasifikasi arsip dan dokumen memiliki klasifikasi yang berbeda. Definisinya juga diatur oleh lembaga administrasi negara dan Undang-undang.
Dalam artikel ini akan kita bahas perbedaan dari arsip dan dokumen secara jelas dan lengkap. Berikut kita simak perbedaan arsip dan dokumen.
Apa yang Dimaksud dengan Arsip?
Menurut Lembaga Administrasi negara (LAN), arsip merupakan segala macam bentuk bukti dari tujuan organisasi atau perusahaan seperti kertas, berkas, foto,naskah, bagan dan dokumen lainnya. Di dalam arsip memuat informasi penting mengenai kebijakan, keputusan, prosedur hingga kegiatan suatu lembaga.
Selain itu, definisi arsip juga dijelaskan dalam undang-undang nomor 7 tahun 1971. Bunyinya bahwa arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima oleh berbagai jenis lembaga, badan pemerintah, badan swasta atau perorangan dalam bentuk apapun baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam kegiatan pemerintah.
Apa yang Dimaksud dengan Kearsipan?
Menurut Wikipedia, kearsipan merupakan sistem untuk mengatasi permasalahan dokumentasi informasi. Mengingat ada banyaknya informasi dalam bentuk dokumen yang dikeluarkan atau diterima oleh suatu badan maka dilakukan kearsipan. Kerasipan akan mempermudah penyimpanan dan pencarian kembali informasi dari suatu organisasi.
Agar tertata dan tersusun secara sistematis, kearsipan ini juga memiliki ruang lingkup kegiatan yaitu.
- Pembuatan, penerimaan dan pengumpulan arsip
- Penataan, pemeliharaan dan perawatan arsip
- Penyimpanan dan pemusnahan arsip
Dengan adanya sistem kearsipan, jika Anda ingin mencari dokumen yang pernah diterima atau dikeluarkan oleh suatu lembaga akan menjadi lebih mudah. Apalagi suatu perusahaan memiliki banyak informasi yang disimpan sehingga harus memiliki sistem kearsipan yang baik.
4 Jenis-Jenis Arsip
Arsip selanjutnya dibagi berdasarkan kegiatan bisnis yang dilakukan oleh sebuah organisasi. Berikut ini jenis-jenis arsip menurut Kennedy (1998) yaitu sebagai berikut ini.
-
Arsip Administratif
Arsip ini berhubungan dengan kegiatan administrasi dan manajemen sebuah organisasi setiap harinya. Fungsinya yaitu untuk melakukan prosedur dokumentasi, formulir dan korespondensi. Adapun contoh dari arsip administratif yaitu daftar nama dan pedoman staf.
-
Arsip Akuntansi
Arsip akuntansi merupakan arsip yang memuat mengenai laporan keuangan dari sebuah organisasi. Arsip jenis ini mencakup invoice, rekening bank, pembelanjaan barang dan pembayaran dari klien.
-
Arsip Proyek
Arsip yang berupa dokumen korespondensi, catatan dan dokumen pengembangan sebuah produk yang berhubungan dengan proyek yang dikerjakan oleh perusahaan.
-
Berkas Kasus
Arsip berkas kasus memuat berbagai jenis kasus dalam organisasi atau perusahaan. Contoh dari berkas kasus yaitu arsip klien, karyawan, asuransi, kontrak dan sebuah perkara hukum.
Itulah beberapa jenis dari arsip yang perlu Anda ketahui. Lalu apa perbedaan antara arsip dengan dokumen. Sebelum membahas lebih lanjutnya, mari kita simak definisi dari dokumen.
Apa yang Dimaksud dengan Dokumen?
Ada banyak pendapat para ahli mengenai definisi dari dokumen. Berikut ini kami rangkum beberapa definisi mengenai dokumen.
-
Menurut Sulistyo (2003)
Dokumen merupakan unit terstruktur dari informasi terekam, diterbitkan ataupun tidak diterbitkan, dalam bentuk kopi makas atau bentuk elektronik, dan dikelola sebagai unit diskrit dalam sistem informasi.
-
Menurut Wiggin (2000)
Dokumen merupakan sebuah rekaman yang saling berkaitan (coherent), berisi informasi yang berguna bagi pemakainya.
-
Menurut Kennedy (1998)
Dokumen merupakan ‘rekaman informasi, mencakup segala sesuatu yang ada tulisannya; atau segala sesuatu yang terdapat marka, angka, simbol, atau lubang yang memiliki makna bagi orang yang memiliki kualifikasi untuk menafsirkannya; atau segala sesuatu yang dapat menghasilkan suara, citra, atau tulisan, dengan atau tanpa bantuan alat; atau sebuah peta, rencana, gambar atau foto.
Perbedaan Arsip dan Dokumen
Berikut beberapa perbedaan dari arsip dan dokumen yang perlu Anda ketahui
-
Perubahan Isinya
Menurut Adam (2007), bahwa perbedaan dari arsip dan dokumen yaitu perubahan isinya. Dokumen dapat Anda rubah isi dan bagian dalam dokumen tersebut jika terdapat revisi atau perbaikan lainnya. Sedangkan arsip merupakan suatu bentuk dari informasi di dalam dokumen yang tidak dapat diubah.
-
Hubungan Arsip dan Dokumen
Menurut UnairNews, dokumen merupakan bagian dari sebuah arsip. Jadi semua arsip adalah dokumen, namun tidak semua dokumen dapat disebut sebagai arsip. Hal ini dikarenakan dokumen tergolong sebagai salah satu jenis arsip yaitu arsip dinamis.
Waspada Pemalsuan Dokumen! Cegah Pemalsuan dengan Produk Keamanan Digital Dimensy
Sebelumnya Bapak/Ibu sudah mengetahui perbedaan antara arsip dan dokumen. Kedua hal ini merupakan hal penting demi berjalannya sebuah perusahaan dengan sistematis. Namun, hati-hati jangan sampai dokumen perusahaan dipalsukan! Apalagi saat ini sudah terjadi transformasi digital yang berdampak pada sistem kearsipan perusahaan. Dimana kita mulai beralih dari yang awalnya dokumen kertas jadi dokumen digital. Waspada pemalsuan dokumen online!
Tapi tenang saja! Anda dapat menggunakan produk dokumen digital untuk mencegah dokumen digital Anda dipalsukan. Caranya yaitu dengan menggunakan produk tanda tangan digital, stempel digital, dan e meterai. Produk digital tersebut dapat melacak sumber dari pembuat dokumen sekaligus memastikan keaslian dari dokumen.
Jika Anda ingin membeli produk keamanan digital terbaik maka Dimensy adalah pilihan yang tepat. Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital. Dimensy menyediakan tanda tangan digital, e meterai, stempel digital, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kami tawarkan Free Trial, untuk anda yang ingin mencoba produk keamanan digital Dimensy.