Bukti transaksi internal menjadi satu hal yang tidak boleh terlupakan dalam sebuah bisnis. Karena bukti transaksi internal menjadi faktor pendukung akuntabilitas bisnis yang baik. Tentunya akuntabilitas sebuah perusahaan akan menunjang kesuksesan dalam bisnis.
Bukti transaksi memiliki dua jenis yaitu bukti transaksi internal dan eksternal. Terkadang masih banyak orang yang keliru mengenai perbedaan antara dua jenis bukti transaksi ini. Padahal kedua bukti transaksi ini merupakan dua hal yang berbeda.
Lalu apa itu bukti transaksi internal? Dalam artikel ini akan kita bahas secara menyeluruh mengenai bukti transaksi internal mulai dari pengertian, manfaat, perbedaannya dengan bukti transaksi eksternal, hingga contoh bukti transaksi internal.
Pengertian Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah bukti yang mencatat mengenai kegiatan yang telah dilakukan oleh sebuah perusahaan. Bukti transaksi bertujuan agar perusahaan memiliki catatan jika terdapat masalah keuangan di kemudian hari. Adanya bukti transaksi juga akan memudahkan tim akuntan dari suatu perusahaan mencatat aktivitas bisnis dalam sebuah laporan keuangan.
Selain itu, dengan bukti transaksi dapat memverifikasi pihak yang bertanggung jawab dalam sebuah transaksi yang ada di perusahaan. Dengan adanya bukti transaksi maka perusahaan Anda dapat mencegah terjadinya kesalahan pencatatan keuangan yang mungkin terjadi.
Manfaat dari Bukti Transaksi
Ada beberapa manfaat dari bukti transaksi untuk perusahaan Anda. Berikut ini manfaat yang harus Anda ketahui.
- Mengurangi kesalahan dalam pencatatan keuangan perusahaan karena bukti transaksi dapat menjadi pencatatan tertulis
- Menjadi dasar dalam sebuah pencatatan akuntansi
- Bukti transaksi dapat menghindari terjadinya duplikasi data keuangan dalam perusahaan
- Perusahaan Anda dapat melakukan tracking terhadap transaksi yang telah dilakukan, sehingga Anda dapat mengetahui pihak yang bertanggung jawab.
- Dapat menjadi sebuah media yang menyajikan segala bentuk informasi mengenai keuangan dari perusahaan.
Apa Itu Bukti Transaksi Internal?
Bukti transaksi internal adalah suatu transaksi yang melibatkan pihak internal dari perusahaan tanpa berhubungan dengan pihak luar. Bukti transaksi internal umumnya menggunakan catatan seperti memo. Contohnya transaksi internal seperti penggunaan alat, pengambilan barang, penyusutan aktiva tetap dan lainnya.
Jadi transaksi internal tidak melibatkan pihak ketiga yang berada di luar organisasi atau perusahaan. Meskipun transaksi internal diidentikan dengan transaksi keuangan, tapi transaksi internal tidak hanya melibatkan keuangan tapi juga berupa pertukaran barang.
Perbedaan Bukti Transaksi Internal dan Eksternal
Bukti transaksi memiliki dua jenis yaitu bukti transaksi internal dan eksternal. Berbeda dengan bukti transaksi internal yang hanya melibatkan pihak internal, maka bukti transaksi eksternal adalah bukti transaksi dari kegiatan yang melibatkan pihak ketiga diluar dari perusahaan. Transaksi eksternal juga memungkinkan sebuah transaksi dengan pihak ketiga yang lebih dari satu orang.
Beberapa contoh pihak ketiga dalam transaksi eksternal yaitu individu atau perusahaan yang menjalin kerjasama dengan perusahaan Anda. Pihak ketiga ini dapat mencakup reseller, vendor, supplier, hingga agen. Contoh dari bukti transaksi eksternal ini dapat berupa faktur, nota, cek, kuitansi, dan lainnya.
Selain itu, ada beberapa hal lain yang menjadi perbedaan antara transaksi internal dan eksternal. Berikut beberapa perbedaan yang dapat Anda lihat
- Perbedaan Sumber daya
Transaksi internal merupakan hasil dari internal bisnis yang biasanya tidak melibatkan adanya sumber daya. Namun, jika ada melibatkan sumber daya maka hanya terjadi di dalam internal sebuah perusahaan atau organisasi. Sedangkan pada transaksi eksternal, terjadi pertukaran sumber daya antara dua atau lebih pihak dengan perusahaan. - Dampak Terhadap Kas Perusahaan
Transaksi internal terjadi di antara departemen satu dan lain dalam satu perusahaan, maka pada umumnya tidak memiliki dampak terhadap arus kas dalam bisnis. Sedangkan transaksi eksternal melibatkan pertukaran sumber daya dengan pihak eksternal sehingga mempengaruhi kas perusahaan. - Pihak yang Terlibat
Transaksi internal melibatkan hanya satu pihak saja yaitu perusahaan itu sendiri. Sedangkan transaksi eksternal melibatkan dua atau lebih pihak dengan perusahaan Anda. - Penyebab Transaksi
Transaksi internal disebabkan oleh fungsi dari internal bisnis saja. Sedangkan pada transaksi eksternal disebabkan oleh terjadinya aktivitas bisnis antara perusahaan dengan pihak lain.
Contoh Bukti Transaksi
Berikut beberapa contoh transaksi yang perlu Anda ketahui.
- Memo
Memo merupakan bukti pencatatan perusahaan antar bagian departemen atau manajer yang ada dalam lingkungan internal perusahaan. Memo umumnya berupa pesan sederhana yang dikirimkan secara internal dalam perusahaan. Berikut beberapa unsur dalam memo yaitu: Nomor Memo, Tanggal, Nama Pengirim, Nama Penerima, Subjek, Isi pesan
Contoh dari memo yaitu pesan dari atasan kepada akuntan yang bertujuan untuk mempersiapkan gaji karyawan yang masih belum dibayar. - Bukti Kas Masuk
Bukti kas terdapat dua jenis yaitu bukti kas masuk dan bukti kas keluar. Bukti kas masuk menyatakan uang yang diterima oleh perusahaan. Bukti kas masuk biasanya digunakan secara internal oleh perusahaan sebagai arsip data. Kas masuk ini dapat berupa uang dari konsumen dalam bentuk tunai, cicilan, investasi, bunga dan sebagainya - Bukti Kas Keluar
Bukti kas keluar yaitu memberikan bukti terhadap jumlah uang yang dikeluarkan oleh perusahaan seperti gaji karyawan. Selain itu bukti kas keluar dapat berupa bukti biaya perlengkapan, peralatan dan kebutuhan lain dari kantor. Adapun unsur-unsur dalam bukti kas keluar yaitu: Tanggal. Nama, Keterangan Kegiatan, Jumlah biaya yang dikeluarkan
Bukti kas keluar ini biasanya ditandatangani oleh kedua belah pihak yang melakukan aktivitas transaksi. - Kuitansi
Bukti transaksi yang selanjutnya yaitu kuitansi. Kuitansi merupakan bukti pembayaran setelah melakukan transaksi. Kuitansi ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak yang melakukan transaksi. - Invoice
Invoice merupakan dokumen pencatatan terhadap bukti dari transaksi kredit. Dalam hal ini ada dua jenis invoice yaitu invoice penjualan dan invoice pembelian. Invoice biasanya berisikan informasi aktivitas transaksi, mulai dari info penjual, rincian barang, tanggal pemesanan, jumlah pembayaran dan lainnya.
Begitulah seputar ulasan mengenai bukti transaksi di dalam perusahaan. Akuntabilitas yang baik menjadi kunci kesuksesan dalam perusahaan Anda. Untuk itu jangan sampai perusahaan Anda tidak memiliki pencatatan yang lengkap dan jelas karena dapat mengancam kelangsungan usaha
Namun, tidak hanya akuntabilitas yang baik tapi juga keamanan dan keaslian dari bukti-bukti transaksi harus dijaga sehingga tidak mudah untuk dipalsukan
Cegah Pemalsuan Dokumen Penting dengan Produk Keamanan Digital dari Dimensy
Sebelumnya Anda telah mengetahui bahwa bukti transaksi merupakan satu hal yang penting di dalam perusahaan. Karena akuntabilitas yang baik, akan dapat menunjang sebuah kemajuan dalam bisnis. Hati-hati karena dokumen tersebut dapat dipalsukan sehingga dapat merugikan perusahaan Anda. Oleh karena itu, ayo lengkapi dokumen digital perusahaan Anda dengan keamanan digital.
Apa itu keamanan digital? Keamanan digital merupakan sebuah cara untuk mencegah dokumen digital penting Anda untuk dipalsukan. Caranya yaitu dengan menggunakan produk tanda tangan digital, stempel digital, dan e meterai. Produk digital tersebut dapat melacak sumber dari pembuat dokumen sekaligus memastikan keaslian dari dokumen.
Beli produk keamanan digital terbaik dimana? Jika Anda ingin membeli produk keamanan digital terbaik maka Dimensy adalah pilihan yang tepat. Digital Document Security atau Dimensy merupakan platform yang mendistribusikan produk keamanan digital.
Dimensy menyediakan tanda tangan digital, e meterai, stempel digital, otentikasi sertifikat digital hingga KEYLA. Selain itu, produk keamanan digital ini dapat Anda kostumisasi sesuai dengan kebutuhan Anda.
Ayo lengkapi dokumen penting Anda dengan keamanan produk digital dari Dimensy sekarang juga!
Kami tawarkan Free Trial, untuk anda yang ingin mencoba produk keamanan digital Dimensy.