Apa yang dimaksud dengan dokumen? Mungkin hampir semua orang pernah mendengar tentang dokumen. Tapi apakah kita tahu apa itu dokumen secara lebih jelasnya? Dalam artikel ini kami akan membahas informasi terlengkap seputar dokumen yang wajib Anda ketahui. Simak selengkapnya disini!
Apa yang dimaksud dengan dokumen?
Sumber: US News Monetary
Dokumen adalah segala sesuatu yang tertulis atau dicetak yang digunakan untuk menyimpan informasi dan data, seperti memo, proposal, laporan, panduan, dan banyak lagi. Dokumen dapat bervariasi jenisnya, seperti surat, laporan, kontrak, akta kelahiran, dokumen identitas, dan lain-lain.
Tetapi, apakah semua dokumen itu sama? Jawabannya tentu saja tidak. Ada dokumen yang dibuat dengan tujuan tertentu dan harus ditulis dengan cara yang berbeda. Misalnya, sebuah laporan keuangan harus ditulis dengan gaya yang jelas dan terstruktur, sedangkan sebuah panduan pengguna harus ditulis dengan gaya yang lebih santai dan mudah dipahami.
Dalam dunia modern, dokumen menjadi sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan. Sebagai contoh, dokumen identitas seperti KTP dan paspor menjadi syarat penting untuk melakukan berbagai aktivitas seperti membuka rekening bank, mengurus visa, atau membeli tiket pesawat. Dokumen laporan keuangan juga menjadi penting dalam dunia bisnis untuk melihat kinerja perusahaan dan mengambil keputusan strategis.
Selain itu, dokumen juga dapat diartikan sebagai bentuk bukti tertulis yang dapat digunakan dalam proses hukum dan administrasi. Dokumen dapat menjadi alat bukti yang kuat untuk menunjukkan kesepakatan antara dua belah pihak atau untuk membuktikan sesuatu dalam sebuah kasus hukum.
7 Ciri-ciri Dokumen yang Perlu Anda Ketahui
Dokumen memiliki beberapa ciri khas yang membedakannya dari benda atau objek lain. Berikut ini adalah 7 ciri-ciri dokumen:
1. Tertulis atau tercetak
Dokumen selalu dituliskan atau dicetak pada media tertentu, seperti kertas atau dokumen elektronik. Contohnya adalah surat resmi, nota penjualan, dan laporan keuangan. Namun di era digital ini dokumen juga tidak harus tercetak seperti dengan adanya dokumen digital
2. Berisi informasi atau data
Setiap dokumen memiliki informasi atau data tertentu yang diorganisir dengan cara tertentu. Contohnya adalah kartu identitas, buku nikah, dan akta kelahiran.
3. Dapat dijadikan referensi atau bukti
Dokumen sering digunakan sebagai referensi atau bukti untuk membuktikan suatu hal. Misalnya, sertifikat pendidikan, surat kontrak, dan tanda terima pembayaran.
4. Memiliki format atau struktur tertentu
Setiap dokumen memiliki format atau struktur tertentu yang digunakan untuk menyajikan informasi dengan cara yang teratur dan mudah dipahami. Contohnya adalah laporan keuangan, notulen rapat, dan proposal proyek.
5. Memiliki tujuan atau fungsi tertentu
Setiap dokumen diciptakan untuk tujuan atau fungsi tertentu, seperti memberikan informasi, merekam data, atau mengatur proses bisnis. Contohnya adalah surat pemberitahuan, daftar hadir, dan kontrak kerja.
6. Memiliki nilai atau kepentingan tertentu
Beberapa dokumen memiliki nilai atau kepentingan tertentu, tergantung pada jenisnya dan lingkup penggunaannya. Misalnya, dokumen legal, perjanjian bisnis, dan sertifikat hak atas tanah.
7. Dapat diakses oleh pihak yang berwenang
Dokumen sering hanya dapat diakses oleh pihak yang berwenang atau memiliki hak akses untuk melihat atau mengedit dokumen tersebut. Contohnya adalah dokumen keuangan perusahaan, data pribadi karyawan, dan rahasia dagang.
4 Jenis-jenis dokumen berdasarkan fungsi dan tujuannya
Dokumen memiliki beragam jenis yang dibedakan berdasarkan beberapa hal yang berbeda-beda. Mulai dari fungsinya, bentuknya, hingga dokumentasinya. Mari kita bahas lebih lanjut.
Sumber: Notary Live
1. Jenis Dokumen Berdasarkan Fungsinya
- Dokumen Statis adalah dokumen yang secara tidak langsung digunakan untuk suatu proses pekerjaan kantor. Contohnya, dokumen laporan keuangan perusahaan yang disimpan dalam arsip untuk keperluan audit di masa yang akan datang.
- Dokumen Dinamis adalah dokumen yang digunakan secara langsung untuk proses pekerjaan kantor. Misalnya, dokumen surat jalan yang harus dikeluarkan sebelum pengiriman barang dari gudang ke pelanggan.
2. Jenis Dokumen Berdasarkan Bentuknya
- Dokumen Privat adalah dokumen berupa surat atau arsip yang disimpan dengan sistem kearsipan tertentu. Contohnya, surat berharga, surat dinas, surat niaga, laporan, bukti transaksi, dan sebagainya.
- Dokumen Korporil adalah dokumen berupa benda sejarah yang umumnya dikumpulkan di museum. Contohnya, pakaian adat, uang kuno, arca, keris, dan sejenisnya.
- Dokumen Literer adalah dokumen yang terbentuk karena ditulis, digambar, dicetak, maupun direkam dan biasanya disimpan di perpustakaan. Contohnya, buku, komik, majalah, film, dan sejenisnya.
3. Jenis Dokumen Berdasarkan Kepentingannya
- Dokumen Pribadi adalah dokumen yang berhubungan dengan keperluan pribadi seseorang, seperti KTP, SIM, akte kelahiran, ijazah, paspor, dan semacamnya.
- Dokumen Pemerintah adalah dokumen yang berisi informasi ketatanegaraan dari pemerintah dan digunakan sebagai pembuktian kegiatan dari pemerintahan tersebut. Contohnya, Undang-Undang, Keputusan Presiden, Peraturan Pemerintah, Peraturan Daerah, perjanjian kerjasama antar negara, dan sebagainya.
- Dokumen Sejarah adalah dokumen yang berhubungan erat dengan sejarah, bisa berupa catatan penting atau digunakan sebagai alat pembuktian peristiwa yang terjadi di zaman dulu. Contohnya, fosil, tugu, naskah proklamasi, dokumentasi peperangan, autobiografi, dan semacamnya.
- Dokumen Niaga adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan, seperti surat-surat berharga yang bisa digunakan sebagai alat pembayaran seperti cek, saham, obligasi, kwitansi, dan sebagainya.
4. Dokumen Digital
Seiring dengan kemajuan teknologi, dokumen digital juga semakin populer. Dokumen digital merupakan dokumen yang tersimpan dalam bentuk elektronik dan dapat diakses melalui perangkat elektronik seperti komputer atau smartphone. Contohnya adalah ebook, surat elektronik, atau dokumen di cloud storage
7 Contoh dokumen penting
Sumber: Bria Homes
Setiap hari, kita berurusan dengan berbagai jenis dokumen yang berbeda-beda. Tapi, tidak semua dokumen sama pentingnya. Ada beberapa dokumen yang memegang peranan penting dalam hidup kita, entah itu dalam kehidupan pribadi maupun profesional.
Berikut ini adalah contoh-contoh dokumen penting yang perlu Anda ketahui:
1. KTP (Kartu Tanda Penduduk)
KTP merupakan identitas resmi yang dikeluarkan oleh pemerintah dan menjadi syarat wajib untuk berbagai keperluan seperti membuka rekening bank, mendaftar SIM, mengurus paspor, dan masih banyak lagi. Tanpa KTP, Anda akan mengalami kesulitan dalam proses administrasi.
2. Surat Izin Mengemudi (SIM)
Bagi Anda yang ingin mengendarai kendaraan bermotor, SIM merupakan dokumen penting yang harus dimiliki. Tanpa SIM, Anda tidak diizinkan untuk mengemudikan kendaraan di jalan raya.
3. Paspor
Paspor diperlukan untuk perjalanan ke luar negeri. Tanpa paspor, Anda tidak akan dapat melakukan perjalanan internasional dan mengakses negara-negara lain.
4. Ijazah
Ijazah adalah bukti bahwa Anda telah menyelesaikan pendidikan formal di suatu lembaga pendidikan tertentu. Dokumen ini penting untuk melamar pekerjaan atau melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi.
5. Surat Nikah
Bagi pasangan yang telah menikah, surat nikah adalah dokumen penting yang harus selalu disimpan dengan baik. Surat ini diperlukan untuk berbagai keperluan seperti mengurus administrasi keluarga dan dokumen-dokumen lainnya.
6. Sertifikat lahir
Sertifikat lahir diperlukan sebagai bukti kelahiran dan identitas diri. Dokumen ini penting untuk mengurus administrasi seperti membuat KTP dan paspor.
7. Akta Tanah
Akta tanah adalah dokumen penting yang menunjukkan bukti kepemilikan suatu tanah atau properti. Dokumen ini diperlukan untuk menjual atau membeli properti dan untuk mengurus administrasi terkait properti.
Tanda tangani dokumen penting Anda dengan tanda tangan tersertifikasi dari dimensy
Di era digital ini telah mentransformasi dokumen dalam bentuk digital. Dokumen digital pun dianggap memenuhi syarat sebagai bukti hukum sama seperti dokumen tertulis. Namun, tanda tangan dokumen ini harus menggunakan tanda tangan digital yang telah tersertifikasi.
Jika Anda ingin mencari produk keamanan digital untuk dokumen digital Anda maka Dimensy adalah solusi. Cobalah FREE TRIAL tanda tangan digital tersertifikasi dari Dimensy sekarang juga! Di sini, Anda dapat menemukan solusi keamanan digital yang lengkap, seperti tanda tangan digital, stampel digital, e meterai, otentikasi sertifikat digital, dan masih banyak lagi.
Semua produk keamanan digital yang ditawarkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Jadi, jangan ragu lagi dan bergabunglah dengan Dimensy untuk mendapatkan keamanan digital terbaik untuk bisnis Anda!
Coba free trial digital signature di Dimensy sekarang!